Oikeuskanslerinvirasto vahvistaa Porin epämääräisyyden julkisuusperiaatteen noudattamisessa
Porin kaupunki ryhtyi piilottamaan julkisista esityslistoista kokonaan sellaiset salaiset asiakohdat, joista on aiemmin julkistettu otsikko ja salassapidon peruste. Tein tähän liittyen ensin kaupungin kirjaamoon asiakirjapyynnön ja sitten oikeuskanslerinvirastoon kantelun. Apulaisoikeuskanslerin tekemän päätöksen mukaan kaupunki ei ole kiinnittänyt riittävästi huomiota julkisuusvelvoitetteisiinsa.
Juttu alkoi siitä, kun Yle Pori uutisoi 28. tammikuuta, että Porin kaupunki julkaisee jatkossa verkkosivuillaan esityslistoista ja pöytäkirjoista vain julkiset asiakohdat. Perusteluna julkaisukäytännön muutokselle kaupunki käytti tietosuojaa, sillä ennen muutosta salaisia asiakirjoja oli päässyt asiahallintajärjestelmän kautta näkemään suuri joukko kaupungin työntekijöitä, joilla ei ollut siihen oikeutta.
Kanteluni oikeuskanslerinvirastoon koski kahta asiaa: lain asettaman määräajan yli viipynyttä vastausta asiakirjapyyntöön sekä kaupungin julkaisukäytönnön muutosta.
Jätin kaupungin kirjaamoon 21. helmikuuta asiakirjapyynnön, jossa pyysin jäljennettä julkaisukäytännön muutokseen johtaneesta päätöksestä. Julkisuuslain mukaan asiakirja on toimitettava sitä pyydettäessä kuntalaiselle viipymättä ja viimeistään kahden viikon kuluessa. Sain Porin kaupungin kirjaamosta vastauksen asiakirjapyyntöön vasta 29. toukokuuta eli yli kolmen kuukauden päästä pyynnön jättämisestä. Vastaanottamassani selvityksessä ei lopulta edes vastattu suoraan pyyntööni eli julkaisukäytännön muutoksen päätöstä ei toimitettu.
Tein Porin kaupungista kantelun oikeuskanslerinvirastoon, kun kaksi viikkoa asiakirjapyynnön jättämisestä oli kulunut. Kanteluni koski kahta asiaa: lain asettaman määräajan yli viipynyttä vastausta asiakirjapyyntöön sekä itse julkaisukäytönnön muutosta. Välitin myös toukokuun lopulla saamani myöhästyneen vastauksen asiakirjapyyntöön oikeuskanslerinvirastoon.
Aiemmin esityslistoissa on mainittu salattuna käsiteltävän asiakohdan otsikko sekä salaamisen peruste. Nyt näin ei enää toimita, vaikka tämän tulee olla mahdollista ilman, että tietosuojaa loukataan tai kenenkään henkilötietoja paljastetaan. Siihen velvoittaa jo julkisuuslaki.
Kantelussa nostin esiin sen, että ihmisillä tulee olla oikeus nähdä ja tarkastella käsiteltäviä asioita myös ennakkoon esityslistan muodossa. Aiemmin esityslistoissa on mainittu salattuna käsiteltävän asiakohdan otsikko sekä salaamisen peruste. Nyt näin ei enää toimita, vaikka tämän tulee olla mahdollista ilman, että tietosuojaa loukataan tai kenenkään henkilötietoja paljastetaan. Siihen velvoittaa jo julkisuuslaki.
Kaupungin käyttämä tekosyy tietosuojasta julkaisukäytännön muutoksen taustalla on kömpelö. Aiemmin esiin nousseet tietosuojaan liittyvät puutteet (salaisia asiakirjoja oli päässyt asiahallintajärjestelmän kautta näkemään suuri joukko kaupungin työntekijöitä) olisi voitu hoitaa kuntoon vain yksinkertaisemmilla, kaupunkiorganisaation sisäisillä toimilla eikä pyyhkimällä kokonaisia asiakohtia pois yleisesti julkaistavista esityslistoista. Hankala uskoa, etteikö kaupungilla olisi ollut muuta keinoa estää työntekijöitä näkemästä henkilötietoja kuin toimimalla tällä tavoin.
Päätöksessä todettiin selvästi kaupungin laiminlyöneen velvoitteensa asiakirjapyynnön käsittelyssä.
Apulaisoikeuskanslerin päätös on kirjattu perjantaina 28. elokuuta ja se saapui maanantaina 31. elokuuta. Päätöksen laatimista varten apulaisoikeuskansleri oli pyytänyt Porin kaupungilta selvityksen asiaan, jossa kaupunki jatkoi perinteisen tietosuojan taakse piiloutuvaa linjaansa sekä selitteli asiakirjapyynnön vastauksen viipymistä ”haasteilla, joiden korjaamiseksi on valmisteilla menettelytapaohje”.
Päätöksessä todettiin selvästi kaupungin laiminlyöneen velvoitteensa asiakirjapyynnön käsittelyssä: ”Kantelija oli saanut vastauksen tiedusteluunsa vasta 29.5.2020 eli sen jälkeen, kun kantelijan kanneltua asiasta oikeuskanslerille apulaisoikeuskansleri oli pyytänyt siitä kaupungilta selvitystä. Asiakirjapyynnön käsittelyyn kului aikaa kerrotuin tavoin runsaat kolme kuukautta. Kantelijan asiakirjapyyntöä ei ole käsitelty julkisuuslaissa edellytetyllä joutuisuudella.” Apulaisoikeuskansleri myös huomautti, ettei kaupungilta saamasta vastauksesta käy ilmi, onko pyytämääni asiakirjaa edes olemassa.
"Riittävänä ei yleensä voida pitää, että jossakin asiakohdassa todetaan vain, ettei asia ole julkinen tai muulla vastaavalla tavalla ilmoitetaan sen olevan salassa pidettävä."
Lisäksi apulaisoikeuskanslerin päätöksessä arvosteltiin esityslistojen osalta julkaisukäytännön muutosta ja nostettiin esiin lukuisia otteita sekä julkisuus- että kuntalaista, jotka koskevat kuntien julkisuusvelvoitteita. Päätöksessä todettiin, että ”mikäli kunnan käytäntönä on julkaista pääsääntöisesti kaikki esityslistat verkkosivuillaan, riittävänä ei yleensä voida pitää, että jossakin asiakohdassa todetaan vain, ettei asia ole julkinen tai muulla vastaavalla tavalla ilmoitetaan sen olevan salassa pidettävä. Joissakin tapauksissa esityslistalla olevan asian valmistelun turvaaminen voi edellyttää, ettei asiaa julkisteta ennen sen käsittelyä toimielimessä. Tällaisessakin tilanteessa asiakohdan otsikko on usein mahdollista muotoilla siten, ettei valmistelunvaarantavia tai muutoin salassa pidettäviä tietoja paljasteta.”
Laillisuusvalvontakäytännössä on muun muassa todettu, että vaikka esityslistaa tai pöytäkirjaa ei yksittäisen asian osalta julkaistaisi verkossa, tulee kysymyksessä olevan asian otsikossa kuitenkin kuvata asiasisältöä siten, että yleisöllä on otsikon perusteella mahdollisuus halutessaan pyytää asiasta lisätietoa.
Vaikka oikeuskanslerinvirasto on nyt lähettänyt terveisensä Porin kaupungille, ei asianmukaisiin toimenpiteisiin todennäköisesti ryhdytä kaupungiorganisaation haluttomuuden ja välinpitämättömyyden takia. Muutosten käynnistämiseen mahdollisuuden omaavien poliittisten päättäjien vaihtaminen käy yhä ajankohtaisemmaksi ja tarpeellisemmaksi, kun velvoitteiden laiminlyönnit ja asioiden pimittäminen tulee esiin.